Отслеживание заказов на фабриках, актуальных взаиморасчетов с фабриками и движение контейнеров большинство компаний ведет в ворохе Экселей. Со всеми вытекающими:

— На фабриках регулярно заказывается не то, и не вовремя, а сроки поставки срываются.

— Финансисты считают в экселях себестоимость раз в месяц (хорошо, если раз в месяц). Ну и как — "считают"... Говорят, что считают, попробуй проверь эти мегатонные сводные таблицы с кросс-ссылками. Реальная себестоимость может отличаться эксельных прикидок "фиников" на десятки процентов.

А вот как работает производитель самокатов !Дерзкий, концерн "Гермес".

Каждый заказ на фабрику оформляется в виде отдельного документа заказа. По заказам отслеживаются взаиморасчеты с фабрикой и неотгруженные остатки. Контроль происходит через монитор заказов:

Рис. 1 Монитор заказов на фабрики
 

Монитор показывает % отгруженности и оплаченности. Если оплата еще не прошла, но уже создана валютная (или рублевая, если поставщик в РФ) заявка на оплату, то это тоже видно в мониторе заказов. В нижней части видно, что осталось отгрузить, и когда будет готово на фабрике.

По каждому заказу монитор показывает, были ли проблемы при приемке товаров заказа на складе (излишки, недостачи, брак).

Доступно множество фильтров, в том числе по отклонениям от планируемых сроков отгрузки на фабрике, или поступления на склад:

Рис. 2 Фильтрация заказов на фабрики
 

А также — фильтры по странам, группам фабрик (поставщиков)..

Каждый заказ может отгружаться частями (разными контейнерами, сборными грузами)... Естественно, диаспар все это показывает в мельчайших деталях — какими инвойсами отгрузился, и какими контейнерами едет. На рисунке частный случай, когда заказ отгружается целиком в один контейнер.

Рис. 3 Структура заказа: заказ, инвойс, контейнер
 

Задача закупщика формировать заказы, отслеживать их состояние и формировать задания (планируемые отгрузки) на вывоз форвардеру. Логисту форвардера доступен отдельный инструмент, с помощью которого он «раскидывает» планируемые с фабрик отгрузки по контейнерам. Поддерживается вариант сборных контейнеров, когда:

• одна фабрика, разные заказы

• одна фабрика, разные заказы по разным контрактам

• одна фабрика, разные заказы по разным контрактам разных наших юрлиц

• несколько фабрик…

Рис. 4 Планирование транспортной логистики
 

Каждый этап движения контейнера можно фиксировать отдельно, в простейшем случае это:

1. контейнер за границей

2. контейнер на таможне

3. контейнер прошел таможню

Вообще этапов может быть сколько угодно, — так, как удобно эксплуатанту.

Рис. 5 Контейнер в пути
 

В каталоге товаров можно видеть, что заказано на фабрике, что уже готово и лежит у нее на складе, что уже едет к нам. При двойном щелчке на товарной позиции диаспар показывают поставки в транзите (какими контейнерами едет, и когда ожидается поступление на склад).

Рис. 6 Отображение информации о заказах на фабриках в каталоге товаров
 

После прохождения таможни финансисты получают документы либо от брокера, либо от таможни и распределяют суммы НДС, сборы и пошлины по товарам контейнера. Таким образом, увеличивается себестоимость товара, за счет создания долга перед таможней (перед брокером). В себестоимость включаются все расходы, связанные с поставкой, в том числе транспорт, хранение, брокер и пр.

Типичная структура документов от заказа на фабрику до приемки на складе с обнаружением излишков и недостач, со всеми бухгалтерскими документами, которые создаются на основании управленческих, заявками на оплату транспортникам, брокерам и связанными с ними банковскими документами:

Рис. 7 Структура документов одной поставки ВЭД
 

А вот как формируется структура себестоимости одного из товаров в одной из партий поставки:

Рис. 8 Структура себестоимости одного из товаров поставки ВЭД
 

На фабрике в рублевом эквиваленте (по курсу на дату инвойса) закупили по 5,82. А на склад приехало со всеми доп. расходами уже по 10,22. Каждая компонента полной себестоимости отображается отдельно, вместе с документом затрат, который добавил эту компоненту.

Вот как меняется себестоимость отдельного товара от поставки к поставке:

Рис. 9 Динамика изменения себестоимости одного товара

Бывает по 10.22, а бывает и по 13.62. 

В общем, раскладывать тонкости и детали можно еще на несколько страниц — но не будем утомлять читателя.

Обратимся к сути.

Сколько — финансистов, бухгалтеров, закупщиков, логистов обслуживает снабженческие потребности крупнейшего российского производителя детских самокатов?..

20, 30, 40 человек?..

Вы уже понимаете.

0 — выделенных. 

Небольшая дополнительная нагрузка, не более 2-х часов в месяц, распределяется на штатных сотрудников производства и бухгалтерии.

Остальным занимается dia$par. 

А ваши Эксели — сколь титанические, столь и бесполезные — оставим пергидрольным окаменелостям из ископаемых бухгалтерий 90-х.