[beta]

Совершенство финансового учета. Без «фиников»

Дата:
December, 2010
Прототип:
proto$ gen VI mod 3FFECA (Londinium)
Клиент:
Ulmart.ru`
Тотальная автоматизация финансового блока предприятия: от автоматического импорта, распознавания и разнесения платежей из клиент-банка до автоматического формирования отчета о прибылях и убытках и баланса. Бюджетный процесс, казначейства, etc — все внутри единой мета-системы управления бизнесом. Девочки-платежницы, контролеры бюджета, и прочие финансовые менеджеры более не нужны.

Достоверность данных

Контроль правила двойной записи в dia$par осуществляется на уровне ядра. Даже программист не в состоянии нарушить или обойти это правило.

Посему дебет всегда бьется с кредитом, неважно, сколько миллионов документов вы проводите ежемесячно.

В решениях некоторых коллег по рынку, когда объем транзакций превышает определенный уровень, контроль правила двойной записи сознательно отключается, в противном случае скорость работы падает до состояния нестояния. Результат в плане качества учета (и неразрывно связанном с ним объеме воровства) немного предсказуем.

С dia$par такой проблемы не существует, проверено на 4000 пользователей в реальной жизни и на 18 000 на стендовом тестировании.

Модульность

Традиционно в ERP-системах "модульность" реализована следующим образом. Есть «Товарный модуль», «Финансовый модуль», «CRM», «WMS» и так далее (в постсовковых системах это что-то типа «АРМ кладовщика», «АРМ руководителя» и далее по списку).

Эффект такого подхода к системной архитектуре примерно следующий: финансисты могут запросто изменить суммовые остатки складов БЕЗ РЕАЛЬНОГО ДВИЖЕНИЯ ТОВАРА. То есть ни приходов, ни расходов, ни любых других товарных операций не было, а сумма склада волшебным образом изменилась.

Результат в плане качества и… да-да, тот самый.

В dia$par подобные чудеса невозможны по определению. Вся система учета построена вокруг концепции интегрированных и согласованных данных, что контролируется ядром платформы, и изменения состояний учетных регистров (счетов — в бухгалтерской транскрипции) могут порождаться исключительно документами движений реальных ценностей — товаров либо денег.

Формы управленческой отчетности строятся одной кнопкой

В любой момент вы можете получить баланс предприятия, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств, нажав соответствующую кнопулю на компьютере (как вариант — совершив эпохальный тычок в iPad). Эти отчеты при желании можно построить с детализацией вплоть до конкретного документа (кассового, банковского, продажи — любого). А у документа при желании можно посмотреть всю историю его изменений. Мгновенно можно получить ответ на вопрос, почему в сводной отчетности для акционеров именно такие цифры. Для построения отчетности система в считанные секунды обрабатывает сотни тысяч документов.

Внесение изменений в отчетность возможно только внесением корректировки в документ реальной хозяйственной операции. И только в открытом периоде. Такое изменение сразу отражается на показателях смежных отделов, что ведет к многократной выверке данных с разных углов зрения. В итоге отчетность на 100% отражает реальное положение дел в компании.

Для компаний, работающих с большими и сверхбольшими базами данных, в dia$par существует опция вынесения службы расчета отчетов (занимающаяся постобработкой выборки с СУБД), на отдельный сервер (-а) для распределения нагрузки и масштабируемости. Данные при этом могут считываться с резервного standby-сервера, освобождая таким образом основной сервер БД для проведения real-time транзакций.

Кстати, сколько времени в вашей компании занимает процесс подготовки хотя бы просто ежемесячной отчетности — после закрытия месяца? В пределах недели — уже выдающийся результат. А реально, если честно, то минимум две, а то и к концу только следующего месяца акционерам становится известно, что же наработали в предыдущем.

Мобильное приложение Ultimate MobileView Параметры отчета по реализации

Аналитические инструменты системы позволяют сразу получать нужные данные (закупки, склад, транспортная логистика, продажи, финансы, гарантия) без промежуточной агрегации (XLS-файлы, тысячи их) и ручного переколбашивания обработки в MS Excel (ох уж эти пивоты!). Штат "аналитиков" (девочек-волшебниц экселя) просто не нужен. Вы получаете данные сразу и в том виде, в котором они вам нужны.

Отчет по реализации на iPad Поиск в отчете по реализации

Поскольку управленческий баланс рассчитывается непосредственно в dia$par (являясь, по сути, одним из видов отчетов), само собой разумеется, что в системе ведется учет ВСЕХ хозяйственных операций и активов предприятия, в том числе НМА и основных средств.

Казначейство

В dia$par вы получите отлаженный процесс оплат с минимальными потерями времени сотрудников. Все заявки на оплату автоматически находят своих подписантов, определенных матрицей согласования документов. У вас поменялся финансист или директор филиала? — пара кликов в кадровом разделе, и заявки на согласование платежа приходят уже новому сотруднику. "Ни одного разрыва" в операционной деятельности. Причем в результате действий кадровиков новому сотруднику автоматически назначаются права в системе, соответствующие его должности, а у старого отнимаются (или меняются в случае перевода на другую должность).

Настройка правил согласования платежей

Естественно здесь речь идет не только о заявках на оплату, но и о любом документе системы (договоре, платежной ведомости сотрудникам, заявке на набор персонала, бюджете и прочее).

Платежный календарь у вас, вероятно, составляют девочки из бухгалтерии в Excel? В случае перехода в dia$par этим девочкам можно посочувствовать — система заточена на всемерное сокращение народонаселения компаний как раз за счет подобного планктона. В dia$par платежный календарь строится автоматически на основании текущих остатков по кассе и расчетным счетам, плана закупочных и операционных платежей (в плане учитываются и регулярные выплаты типа заработной платы), а так же прогноза поступления денежных средств. Казначей либо утверждает предлагаемый системой план платежей (что происходит в большинстве случаев), либо вносит в него коррективы. Классическая работа по отклонениям.

Отчет о движении денежных средств

Важнейший отчет для компании. Для грамотного управления финансами предприятия в системе есть как прогнозный ДДС, так и фактический, а так же план/факт.

Прогнозный ДДС строится на основании планов продаж, закупок с учетом средней отсрочки платежа контрагентам, бюджета операционных платежей, бюджетов инвестиций и заимствований. Например, при заведении в системе лизингового договора, платежи по нему начинают автоматически отображаться в прогнозном ДДС.

Фактический ДДС может детализироваться до каждого офиса предприятия. Для этого:

  • Все поступления на расчетные счета по инкассации разносятся по кассовым документам. Система знает, к какой точке продаж относится поступление денег на расчетный счет.

     

  • Все безакцептные списания комиссий или процентов по кредитам со счета автоматом разносятся по точкам продаж и статьям движения денежных средств.

     

  • Если поступают деньги по потребительским кредитам, то при импорте банковской выписки система автоматически ищет соответствующий документ продажи и привязывает денежное поступление к точке продаж. Дополнительно есть возможность закачивать детализации банков потребительского кредитования.

     

Если с банками есть договоренность о финансовых ковенантах, финансовый директор за секунды может проверить, на сколько эти ковенанты выполняются.

Анализ продаж

Помимо классического отчета по продажам, который показывает выручку, прибыль, себестоимость в разрезе точек продаж (городов, регионов) и товаров (товарных категорий, брендов), система предоставляет:

  • Отчет по продажам с распределенными косвенными затратами. Сумма статьи затрат может быть распределена пропорционально продажам или пропорционально занимаемому месту на складе. В итоге вы понимаете, на каких группах товаров вы реально зарабатываете.

     

  • Отчет по продажам с распределенными затратами по гарантийным обязательствам. Если клиент возвращает товар по гарантии и этот товар поступает обратно в продажу с уценкой, то разница между старой и новой ценой отражается на затратах того офиса продаж, который изначально продал товар.

     

  • Отчет по продажам с разбивкой по способам оплаты. Анализ структуры выручки: сколько было оплат наличными, банковскими картами, по безналичному расчету, с бонусного баланса, через потребительские кредиты. Отдельно стоит упомянуть учет подарков и скидок по маркетинговым акциям вендоров. Если в рамках акции вы предоставляете скидку, допустим, 50% на товар за счет вендора, то выручка от реализации фиксируется без скидки, а долг за 50% товара отражается на вендоре.

     

Бюджетирование

Бюджетирование — обычно больная тема для отечественных предприятий. Как минимум, чрезвычайно бюрократизированный и в силу растянутости по времени малоосмысленный процесс с точки зрения операционной применимости. В массе случаев бюджет принимается задним числом — так же как и планы в совковую эпоху. В общем, бюджет ради наличия бюджета, без бюджета то вроде как некруто получается.

А вот как бюджетный процесс реализован у нас.

При составлении общего бюджета затрат предприятия бюджет ФОТ автоматически рассчитывается на основе формульных данных из кадровой структуры и планируемого изменения штата.

Прочие затраты по подразделению планируются руководителем подразделения — по перечню своих статей затрат. Бюджетный процесс строится на принципе «снизу-вверх». Планирование бюджетов затрат начинается с самых мелких структурных единиц, бюджет следующего более крупного подразделения складывается из сводных бюджетов подчиненных отделов плюс свои статьи затрат. И так до самого верха.

После формирования первой версии бюджета начинается процесс утверждения. Маршрут утверждения бюджета напрямую связан с матрицей подчинения, с помощью которой определяется последовательность руководителей, утверждающих бюджет.

При использовании матричной оргструктуры утверждение бюджета происходит в двух измерениях: вначале директорами филиалов утверждаются бюджеты своих филиалов, затем происходит функциональное согласование: например, директор по логистике утверждает сводный бюджет всех складов и отделов логистики всех филиалов, или директор по продажам — сводный бюджет по всем отделам продаж всех филиалов и т. д.

В итоге высший исполнительный орган компании утверждает бюджет затрат предприятия.

Задачей информационной системы в данном случае является:

  • Минимизировать трудоемкость составления бюджета — система может сама подготовить первую версию на основании статистики и планируемых изменений в штате — руководителю требуется внести минимум ручных корректировок.

  • Сделать процесс согласования бюджета предельно прозрачным и БЫСТРЫМ. Всегда четко видно, на каком руководителе "зависло" согласование.

У руководителя любого уровня, включенных в бюджетный процесс, есть возможность отказать в утверждении, вручную исправив численные параметры по интересующим статьям затрат. Сводный бюджет этого уровня иерархии уезжает на декомпозицию по корпоративному дереву в противоположном направлении «сверху-вниз».

В итоге, когда сводный бюджет затрат компании утвержден, включается механизм контроля. Ни одна заявка на оплату не сможет быть сформирована, если по соответствующей статье бюджета возникло превышение. В этом случае необходимо будет согласовывать документ корректировки бюджета. Геморройно? Да. Но только так можно приучить ваших руководителей ответственно относиться к планированию ресурсов вашей компании.

Впрочем, по желанию клиента контроль может быть нежестким — при превышении лимита система дает проводить документы, но генерирует заданные бизнес-логикой перечень алертов SMS/e-mail.

Отдельно система позволяет вести учет по проектам компании. Например, открытие новых магазинов. Для проекта задается бюджет, по которому контролируются все проектные договоры и заявки на оплату. В любой момент можно получить отчетность по всем платежам и затратам проекта.

Несколько слов о бухгалтерии

В реалиях разумно организованного российского бизнеса, бухгалтерия — это строго сервисное подразделение, генерирующее отчетность для фискальных органов.

Именно в такой парадигме и тесном содружестве с 1С: Бухгалтерией и реализован блок официальной отчетности в dia$par.

Вот так, в общих чертах, у нас реализован финансовый учет.

Ultimate
© 2019 Ultimate Humanless
Enterprises CIS
Написать нам
by
820 032 10 095

kz
800 080 54 67

ru
800 100 81 78

ua
800 501 806
Worldwide diaspar.business

Мы не собираем и не храним никакой информации о пользователях, кроме оставленной в явном виде, и не передаем ее третьим сторонам.