[3537]

Управление задачами сотрудников

Дата:
May, 2015
Прототип:
proto$ gen VIII mod 4F12D5 (Ultima)
Клиент:
unknown company 4
Управление задачами сотрудников ведется человекозаменяющей управляющей мета-системой предприятия в привязке к объектам учета (документам, контрагентам, складам и т.д.).
Древний бестолковый хлам («CRM-системы», etc) не нужен.

Знакомьтесь, неизвестная компания № 4.
Как уже говорилось, в силу обстоятельств различной природы некоторые эксплуатанты dia$par ограничивают наши возможности по публикации соответствующей информации.

В данном случае скромность неизвестной компании № 4, оказывающей услуги по администрированию финансовых потоков крупнейшим российским предприятиям, обусловлена как интимностью характера бизнеса, так и многомиллиардным масштабом оного.
Деньги в плане громкости известно чего любят.

Операции НК4, выполняемые для сотен клиентов силами десятков штатных бухгалтеров и юристов, до перехода в dia$par «автоматизировались» комбинацией из MS Sharepoint и MS CRM.

В шарепойнте хранилась справочная информация по клиентам: реквизиты, должностные лица, договоры аренды со сроками действия, сканы уставных документов, сканы договоров.
Аналогично с данными сотрудников юрлиц-клиентов.
Структура хранения вложенных файлов — по усмотрению добавляющего сотрудника.

​«Версионирование» непрерывно устаревающего массива документов — ручками.

Управление задачами-поручениями («отправить курьера в налоговую», «открыть счет в банке ХХХ», «заверить копию устава», «зарегистировать увеличение уставного капитала») велось средствами Microsoft CRM: создавались «задачи» — в свободном формате.

Для комплексных «задач», если для исполнения требовалось участие более одного исполнителя, ответственность за нее мигающим образом менялась через пинг-понговое редактирование поля «исполнитель». Со вполне очевидными последствиями в плане орднунга, обязательности и своевременности.

Ordnung в целом зашкаливал: после импорта накопленных данных в dia$par оказалось, что две трети существовавших к тому моменту «задач» просрочено.

***

Фотография «после» — когда многообразная деятельность сотрудников НК4 была перенесена на широкие просторы единого информационного поля dia$par.

Хранение информации о клиентах.
Все изменчивые со временем свойства клиентов (адреса, КПП, виды деятельности, директора, бухгалтеры, учредители, уставной капитал) теперь являются периодическими полями справочника контрагентов. Соответственно, актуальные на запрашиваемую дату данные предоставляются автоматически средствами dia$par.
Или, говоря по-человечески, при печати счета-фактуры за прошлый год система автоматически подставит актуальные на ту дату фамилии директора/главбуха, адрес и т. д.
В бытность же MS Sharepoint по каждому изменчивому свойству приходилось ручками запрашивать историю изменений через журнал аудита.

Карточка юридического лица Структура вложенных файлов юридического лица

Структура хранения связанных файлов (сканы и что угодно еще) — жесткая (задается администратором эксплуатанта), с возможностью добавлять папки.
Добавились мелкие удобства в работе со вложениями, как то: выгрузка всех файлов с сохранением структуры, одновременное добавление множества файлов, drag & drop etc.

Механизм управления задачами был спроектирован с нуля.
Абстракция данных dia$par включает в себя организационную структуру заказчика.
Взаимно-однозначное сопоставление структурных подразделений, людей, в них работающих, и задач, за выполнение которых они являются ответственными.
Список уведомлений о выполнении/просрочке/близком наступлении времени завершения задач (можно указывать должности и/или конкретного сотрудника), ответственные и исполнители.

Для комплексных задач, вместо перекидывания ответственности между исполнителями, теперь используется древовидный аппарат «дочерних» задач неограниченной вложенности, которые исполнитель базовой задачи создает и направляет в соответствующее подразделение компании.
Аппарат контроля исполнения как отдельных подзадач, так и всего «дерева» работает в фоновом режиме.
Изменение сроков выполнения задачи возможно только с согласия автора.

Пример планирования активностей по задаче, их исполнение и результат Большой фильтр по задачам Предустановленные фильтры по задачам Отображение дочерней задачи в мониторе и активности по ней Пример задачи с описанием

Автоматическая рассылка заявителям, исполнителям, ответственным о просрочке и изменениях статусов задач.
Настраиваемая цветовая визуализация свежести и приоритета задач: просроченные, подходит дата исполнения, срочные.

Что в итоге?
Сокращение количества просроченных задач с 60 % до статистической погрешности. Customer satisfaction, поскольку каждая «задача», зарегистрированная в системе, есть электронное отражение жизненной потребности заказчика услуг НК4.
Существенный рост производительности труда сотрудников, теперь работающих в одном окне и в единой системе.

Выше освещена относительно небольшая (и далеко не самая интересная) часть общей функциональности dia$par. В целом объем планируемых в 2016 году сокращений человеколюдей НК4 измеряется, скажем осторожно, десятками процентов от общей численности.
При ожидающемся росте объемов бизнеса такого же порядка.

Ultimate
© 2019 Ultimate Humanless
Enterprises CIS
Написать нам
by
820 032 10 095

kz
800 080 54 67

ru
800 100 81 78

ua
800 501 806
Заказать звонок
Worldwide
diaspar.business
Мы не собираем и не храним никакой информации о пользователях, кроме оставленной в явном виде, и не передаем ее третьим сторонам.
Принято

Мы отправили копию запроса на:

xxxxxxxxxxxxxxxxxx@gmail.com

Если вы не получили копию,
адрес почты указан неверно,
и мы не сможем связаться с вами.

Ok
Заказать обратный звонок